أصبح توثيق عقود العمل إلكترونياً عبر منصة قوى (Qiwa) إجراءً إلزامياً لجميع منشآت القطاع الخاص في المملكة العربية السعودية، لحفظ حقوق أطراف العلاقة التعاقدية (العامل وصاحب العمل)، واحتساب نسب التوطين في نطاقات، وتجنب العقوبات والغرامات المقررة من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
أولاً: أهمية توثيق العقد وما يترتب على عدم التوثيق
يترتب على توثيق عقد العمل عبر منصة قوى الآثار النظامية التالية:
- حفظ الحقوق المالية والمهنية: اعتماد الأجر الأساسي، البدلات، وساعات العمل رسمياً لدى برنامج حماية الأجور والجهات القضائية العمالية.
- سريان التأشيرات ونقل الخدمات: لا يمكن للمنشأة إصدار تأشيرات عمل جديدة أو نقل خدمات موظفين إليها إلا إذا بلغت نسبة توثيق العقود 100%.
- حماية العامل من الفصل غير المشروع: تحديد مدة العقد وفترة التجربة (التي لا تتجاوز 90 يوماً وتمدد إلى 180 يوماً باتفاق مكتوب).
ثانياً: خطوات توثيق العقد من قِبل المنشأة (صاحب العمل)
تسجيل الدخول إلى حساب المنشأة في قوى
ادخل إلى qiwa.sa واختر حساب المنشأة عبر النفاذ الوطني الموحد.
الانتقال إلى خدمة «إدارة وتوثيق العقود»
اختر خدمة “توثيق العقود” واضغط على “إنشاء عقد جديد”، ثم أدخل رقم الهوية الوطنية أو الإقامة للموظف وتاريخ ميلاده.
إدخال بنود العقد والأجر الأساسي والبدلات
حدد المسمى الوظيفي طبقاً للتصنيف المهني السعودي الموحد، وأدخل الراتب الأساسي وبدل السكن والنقل وساعات العمل، ثم أرسل الطلب للموظف.
ثالثاً: خطوات قبول العقد من قِبل الموظف (قوى أفراد)
- يسجل الموظف الدخول إلى حسابه في منصة قوى (بوابة الأفراد) عبر النفاذ الوطني.
- تظهر له رسالة تنبيهية بوجود عقد عمل جديد قيد الانتظار برقم الطلب واسم المنشأة.
- يضغط الموظف على “استعراض العقد” لمراجعة كافة البنود والرواتب وساعات العمل بدقة.
- يختار الموظف إما «قبول العقد» (ليصبح موثقاً فورياً في النظام)، أو «رفض العقد» مع ذكر السبب، أو «طلب تعديل» على بند محدد.
- مهلة قبول العقد: يمنح النظام الموظف مهلة 7 أيام تقويمية للموافقة، وفي حال عدم الرد خلالها يُلغى الطلب آلياً.
رابعاً: حل مشكلات شائعة أثناء توثيق العقد في قوى
• عدم ظهور العقد في حساب الموظف: تأكد من تطابق رقم الهوية وتاريخ الميلاد المدخل من المنشأة مع هوية الموظف في أبشر.
• خطأ في المسمى الوظيفي: يجب اختيار المسمى الوظيفي من قائمة التصنيف المهني المحدثة وليس كتابة مسمى حر غير معتمد.
• تجاوز مهلة الـ 7 أيام: يتعين على المنشأة إعادة إرسال طلب التوثيق من جديد برقم طلب جديد.
